5 claves para que tu #EventoEnDigital funcione y sobresalga

Columna originalmente publicada por el periódico El Financiero  24 de agosto de 2020.

Con los recursos adecuados y proporcionados, cualquier empresa o institución puede organizar una convención, un congreso o un evento corporativo con miles de asistentes, ofreciendo contenidos altamente producidos, diversas opciones de interacción bidireccional y con áreas visitables para la exposición de marcas, productos o contenidos on-demand.

Y es que desde 2019 –por diversas razones– las capacidades técnicas globales para la realización de eventos en digital han crecido exponencialmente, al tiempo que las habilidades web de los usuarios han crecido multigeneracionalmente.

¿En qué se deben concentrar aquellas entidades que decidan migrar un evento presencial a digital o quienes están haciendo nacer nuevas experiencias en el mundo de lo virtual? Aquí 5 claves para el éxito:

1) Crea un programa que fluya en digital.- Los eventos virtuales deben nacer con una duración, contenidos y una ‘secuencia de flujos’ óptima que resulten viables para ser vividos en la pantalla del usuario remoto. Pretender replicar tal cual lo que haces en un evento físico es un error tan común como tentador.

2) Diseña impecablemente el proceso de registro y pago.- Asumiendo que la difusión de tu evento logrará que los interesados correctos lleguen a una ‘landing page’, la delineación de la información que ahí le proporcionen, que le nutran confianza y que le inviten a registrarse y pagar por la experiencia deben ser tan amigables como funcionales.

El registro es parte de la administración de la expectativa y no concluye hasta que la persona efectivamente ingresó al recinto cuando deba ser, sin contratiempos insalvables, ni acciones fraudulentas prevenibles.

3) Elige bien la plataforma en la que correrá tu evento.- Como en el mundo de los recintos físicos, hay de lugares a lugares y de capacidades a capacidades. Los alcances de cada plataforma son diferentes.

Dados los muy variados objetivos que cada entidad puede delinear, no suele haber recinto digital perfecto. El reto que tiene cualquier organizador es decidir entre robustez técnica, funcionalidad, escalabilidad, idioma, amigabilidad con el usuario, grado de personalización de imágenes, limitaciones, y –por supuesto– precio.

4) Incluye talento con desempeño virtuoso en digital.- El mundo de los conferencistas y moderadores está en franco proceso de evolución. Hay quienes siendo magníficos en un escenario presencial, han resultado poco hábiles y/o comprometidos con los niveles de producción que exige una experiencia on-line plausible.

Al elegir conferencistas de los temas necesarios, retribuidos o voluntarios, resulta trascendente ponderar la conectividad y experiencia digital que cada uno ofrece.

5) Invierte en la producción óptima para el evento.- Corra en vivo, en falso vivo o 100% pre-grabado, un buen evento virtual goza de un productor, un moderador y una sede física iluminada y sonorizada o un escenario virtual óptimo.

Es vital no subestimar las capacidades de los equipos que la producción y transmisión elegida demandan, así como el ancho de banda mínimo para que –minuto por minuto– las animaciones, videos, enlaces, conferencias y demás contenidos luzcan y fluyan siempre bien.

Sí, la calidad de la conexión a internet y el equipo o navegador desde el que el usuario vive la experiencia influyen. No obstante, los eventos en web ofrecen alcances antes insospechados y una enorme versatilidad para quienes gustan proveer contenidos profesionalmente entregados y oportunidades de interacción multipropósito.

Como los presenciales, un evento virtual es un instrumento de comunicación y parte de objetivos predefinidos. La única diferencia es que se diseña para ser vivido con la cercanía que puede ofrecer una pantalla conectada a internet.